Bedrijven tot 20 werknemers kunnen 2.000 euro per jaar besparen op de boekhouding door de nieuwe Virtuele Accountant. Deze controleert online de boekhouding en geeft de zekerheid dat de boekhouding in orde is. Het kost uw boekhouder of accountant teveel tijd om steeds de ingevoerde stukken te controleren. De Virtuele Accountant controleert elke maand de hele boekhouding en stuurt per e-mail het controlerapport.
Wat is de Virtuele Accountant?
De Virtuele Accountant is een uniek softwarepakket waarmee boekhoudingen op www.7x24.nl online kunnen worden gecontroleerd. De Virtuele Accountant controleert de boekhouding elke maand en rapporteert eventuele fouten.
Hoe werkt de Virtuele Accountant?
De Virtuele Accountant werkt vanuit een kennisdatabank (‘knowledgebase’). Hierin staan per niveau de controles die moeten worden uitgevoerd. De knowledgebase is dynamisch en wordt constant actueel gehouden en gevoed met nieuwe eisen. Als bijvoorbeeld in 2009 de btw naar 20% gaat zal de Virtuele Accountant administraties van boekjaar 2009 controleren op 20% btw. En zou de overheid besluiten de afschrijvingsregimes te wijzigen dan worden de nieuwe regels aan de knowledgebase toegevoegd.
Wat doet de Virtuele Accountant?
1. Afschrijvingen
De Virtuele Accountant boekt de afschrijvingen. Niet aan het eind van het jaar zoals uw accountant dat doet, maar elke maand. Zo heeft u elke maand een reëel beeld van uw bedrijf en staat u er aan het eind van het jaar niet ineens een stuk slechter voor.
2. BTW-aangifte
De Virtuele Accountant doet de BTW-aangiftes, op tijd.
3. Controle
De Virtuele Accountant leest alle rekeningen en mutaties uit een boekhouding in. Dan wordt de boekhouding gecontroleerd in 3 fases:- op mutatieniveau- op grootboekniveau- op administratieniveau.Ook tijdrovende controles als de controle op een negatieve kas, waarbij alle kasmutaties worden doorgerekend om te zien of de kas ‘rood’ heeft gestaan, worden elke maand opnieuw uitgevoerd. Ontbreken er boekstukken, zijn alle factuurnummers precies 1 keer gebruikt, is er geen btw verrekend bij kruisposten en privé, zijn alle kasbonnen genummerd, klopt de afdracht btw 6% en klopt de afdracht btw 19%, enz.?
4. Debiteurenbeheer
De Virtuele Accountant verzorgt het debiteurenbeheer. Op een door u in te stellen aantal dagen na de factuur wordt, als er geen betaling is ontvangen, een herinnering gestuurd, een aanmaning gestuurd, de debiteur voorgedragen voor de zwarte lijst bedrijven, de debiteur overgedragen aan het incassobureau van uw keuze.
Wat maakt de Virtuele Accountant?
1. Benchmark
De Virtuele Accountant maakt op basis van de kengetallen van uw bedrijf een vergelijking met bedrijven in dezelfde branche en sector. Hiervoor worden de cijfers gebruikt van RABO’s Cijfers & Trends, geactualiseerd met anonieme datasets uit boekhoudingen. Met de benchmark ziet u in bedragen, percentages en grafieken wat u minder goed doet ten opzichte van uw collega’s, en wat beter. Koopt u duurder in? Zijn uw personeelskosten hoger?
2. Controlerapport
Maandelijks ontvangt u een controlerapport. Per onderdeel vermeldt het controlerapport of de boekhouding OK is. Het controlerapport kan ook waarschuwingen bevatten. Dan zijn dingen niet echt fout, maar er moet naar gekeken worden of dit de bedoeling is. En het controlerapport kan ook aangeven dat er fouten zijn gevonden in de boekhouding. Deze worden per stuk vermeld. U dient gevonden fouten te corrigeren.
3. Jaarrekening
Als er geen fouten zijn gevonden kan de Virtuele Accountant de jaarrekening samenstellen. De jaarrekening is uitgebreider dan volgens de Wet op de Jaarrekening nodig is. Deze bevat naast het saldo van de debiteuren en de crediteuren per einde boekjaar, een specificatie van de debiteuren- en crediteurenstand. De jaarrekening bestaat uit:- de balans met toelichting- de verlies- en winstrekening met toelichting- het activaoverzicht met de specificatie van de afschrijvingen- debiteuren- en crediteurenoverzicht- de recapitulatie btw (voor als er tijdens het jaar verschillen zijn ontstaan tussen de afgedragen en/of teruggekregen btw en de feitelijk af te dragen en/of terug te krijgen btw).
4. Kengetallen
De Virtuele Accountant berekent de belangrijkste indicatoren van uw bedrijf:- liquiditeit current ratio- liquiditeit quick ratio- solvabiliteit- rentabiliteit van het eigen vermogen- rentabiliteit van het vreemd vermogen- rentabiliteit van het totaal vermogen.Waar mogelijk geeft de Virtuele Accountant ook aan wat de norm is en in hoeverre uw bedrijf daarvan afwijkt. Van elk kengetal wordt uitgelegd hoe dit wordt berekend en wat dit betekent voor uw bedrijf. De historie van de kengetallen wordt in een grafiek weergegeven over alle jaren.
5. MKB-rapport
Maandelijks stelt de Virtuele Accountant het MKB-rapport samen. Het MKB-rapport is een commercieel rapport over uw bedrijf. U kunt bij de aanvraag aangeven hoe gedetailleerd u het MKB-rapport wilt ontvangen.
Hoeveel bespaart de Virtuele Accountant?
Doordat u zelf de stukken invoert bespaart u zo’n 50% op de rekening van uw accountant. De controle door de Virtuele Accountant bespaart u nog eens zo’n 50%. Hoeft u dan helemaal niets aan uw accountant te betalen? Nee, u betaalt voor de aangifte Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting. Met de jaarrekening in de hand kost dit uw accountant nog zo’n 4 uur.
Wat zijn de voordelen van de Virtuele Accountant?
- Zekerheid dat uw boekhouding in orde is.
- Automatische afschrijvingen per maand.
- BTW-aangifte altijd op tijd.
- Maandelijkse controle van de boekhouding met controlerapport.
- Minder open posten door actief debiteurenbeheer.
- Werkt anoniem.
- Werkt zowel maandelijks automatisch als op verzoek.
- Werkt wanneer u wilt.
- Werkt zo vaak u wilt.
- Werkt zonder extra kosten.
- Werkt direct als u er om vraagt.
Kan de Virtuele Accountant beter zijn dan een echte?
De Virtuele Accountant is accuraat, compleet en uitgebreid. Hij voert altijd alle controles uit, zonder er een over te slaan of te vergeten. Hij controleert elke keer het hele boekjaar opnieuw, ook als u maar 1 mutatie heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. En hij voert ook de meest tijdrovende controles steeds weer uit. Daarbij doet de Virtuele Accountant zijn werk zodra u er om vraagt en zo vaak u wilt.
103 foute boekhoudingen
Onlangs heeft de Virtuele Accountant bewezen dat hij soms zelfs beter is dan een echte accountant. Er werden bijna 4.000 boekjaren gecontroleerd die door accountants waren afgesloten, zonder de Virtuele Accountant. In 103 gevallen werd een fout geconstateerd. Het vaakst werd een negatieve kas gevonden. Dat betekent dat er op een of meer dagen in het boekjaar geen geld in kas was en er toch een betaling per kas werd gedaan. De fiscus noemt dat ‘het vermoeden van ongeregistreerde kasstromen. In gewoon Nederlands zwart geld. Een negatieve kas kan ook ontstaan als de ondernemer een privé-storting is vergeten te boeken. Voor het controleren op een negatieve kas moet per dag het saldo van de kas worden vastgesteld. Dat is een tijdrovende klus, die de Virtuele Accountant bij elke controle uitvoert. Kennelijk zijn niet alle jaarrekeningen hierop gecontroleerd. De belastingdienst doet die controle vaak wel.
Heb ik nog een echte accountant nodig?
Ja, voor de aangiftes Inkomstenbelasting en/of Vennootschapsbelasting en voor advies.
Complimenten van de belastingdienst
Wij horen steeds vaker dat controleurs van de belastingdienst tevreden zijn over de jaarrekening zoals die door de Virtuele Accountant wordt gemaakt. Er worden zelfs complimenten gemaakt: ‘Helder. Mooi direct naar de bron.’ en ‘In een jaarrekening die is gemaakt door de Virtuele Accountant vindt je geen fouten.‘.
** Reactie van C. Verhoef: "Niemand maakt zijn mailings meer door deze een voor een uit te typen. Zo moeten boekhouders nu stoppen met handmatig de boekhoudingen te controleren. Uit de tijd, niet accuraat, tijdrovend, kostbaar."
** Reactie van J.A. Bosch: "Waarom verkoopt u de V.A. niet aan de belastingdienst, scheelt ze heel veel tijd bij controles, ze komen mensen tekort en lopen achter."
Geen opmerkingen:
Een reactie posten